Monitoring wizyjny

Sprawdzamy obszary objęte kamerami, sposób wykorzystywania obrazu oraz zasady przechowywania nagrań. Uwzględniamy ochronę prywatności pracowników, klientów, dostawców i innych osób pojawiających się na terenie firmy.

Przygotowujemy dokumentację monitoringu, treść oznaczeń i informacje dla osób nagrywanych. Pomagamy ustalić zasady podglądu, odtwarzania, kopiowania, zabezpieczania i udostępniania nagrań.

Monitoring poczty służbowej i aktywności na komputerze

Pomagamy określić dopuszczalny zakres kontroli korzystania z poczty, internetu, aplikacji i służbowego sprzętu. Analizujemy, jakie informacje zbiera stosowane oprogramowanie i czy jest to uzasadnione organizacją pracy oraz właściwym użytkowaniem narzędzi pracy.

Przygotowujemy zasady monitorowania z uwzględnieniem tajemnicy korespondencji i prywatności pracownika. Porządkujemy również reguły korzystania ze służbowych narzędzi do celów prywatnych.

GPS w pojazdach służbowych

Opracowujemy zasady monitorowania lokalizacji pojazdów i wykorzystywania danych o trasach. Określamy cel, zakres, czas działania monitoringu oraz osoby uprawnione do wglądu w informacje.

Jeżeli samochody są udostępniane do celów prywatnych, pomagamy ustalić rozwiązania ograniczające ingerencję w życie prywatne użytkowników, w tym zasady stosowania trybu prywatnego.

Dokumentacja i informacje dla pracowników

Przygotowujemy lub aktualizujemy:

• zapisy do regulaminu pracy, układu zbiorowego albo obwieszczenia;

• informacje o celu, zakresie i sposobie monitorowania;

• klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych;

• treść oznaczeń stref objętych kamerami;

• upoważnienia i zasady dostępu do danych;

• procedury przechowywania, zabezpieczania, udostępniania i usuwania informacji.

Pomagamy zaplanować poinformowanie pracowników i wdrożenie dokumentacji w odpowiednich terminach.

Przegląd istniejącego monitoringu

Porównujemy dokumentację z rzeczywistym działaniem systemów. Sprawdzamy, czy opisane zasady odpowiadają temu, co rejestrują kamery, programy komputerowe i urządzenia GPS.

Otrzymujesz wykaz braków i zalecenia naprawcze. Wskazujemy również kwestie wymagające uzgodnienia z administratorem IT lub dostawcą systemu.

Szkolenia i wsparcie przy skargach oraz kontrolach

Szkolimy osoby korzystające z monitoringu, kadrę kierowniczą i pracowników odpowiedzialnych za dokumentację. Wyjaśniamy zasady dostępu do informacji, ich wykorzystywania i ochrony.

Pomagamy analizować skargi, przygotowywać wyjaśnienia oraz porządkować dokumentację na potrzeby kontroli PIP lub UODO.

Jak przebiega współpraca?

1. Ustalamy potrzeby firmy. Omawiamy cel monitoringu, stosowane urządzenia i oprogramowanie.

2. Sprawdzamy obecne rozwiązania. Analizujemy zakres zbieranych danych, dokumentację i dostęp do informacji.

3. Przygotowujemy dokumenty i zalecenia. Dopasowujemy zasady do poszczególnych form monitoringu.

4. Pomagamy we wdrożeniu. Przygotowujemy informacje, omawiamy wymagane zmiany i szkolimy osoby odpowiedzialne.

Co otrzymujesz?

W zależności od uzgodnionego zakresu:

• ocenę zasadności i zakresu stosowanego monitoringu;

• wykaz nieprawidłowości wraz z zaleceniami;

• dokumentację dotyczącą kamer, poczty, aktywności na komputerze lub GPS;

• informacje dla pracowników i klauzule informacyjne;

• treść oznaczeń stref monitorowanych;

• zasady dostępu, przechowywania, udostępniania i usuwania danych;

• szkolenie osób odpowiedzialnych za korzystanie z monitoringu;

• wsparcie przy skargach i kontrolach.

Zyskujesz jasne zasady korzystania z monitoringu oraz dokumentację odpowiadającą temu, jak systemy rzeczywiście działają w Twojej firmie.

Najczęściej zadawane pytania

Mamy kamery i tabliczkę „Obiekt monitorowany”. Czy to wystarczy?

Nie. Sama tabliczka nie zastępuje określenia celu i zasad monitoringu, poinformowania pracowników oraz wykonania obowiązków wynikających z RODO. Sprawdzamy istniejące oznaczenia i przygotowujemy brakujące dokumenty.

Czy zgoda pracownika wystarczy do wprowadzenia monitoringu?

Nie zastępuje ona spełnienia wymagań dotyczących celu, niezbędności i zakresu monitoringu. Pomagamy ustalić właściwe podstawy jego stosowania oraz sposób poinformowania pracowników.

Czy kamera może nagrywać również rozmowy?

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu wizyjnego pozwalają na rejestrowanie obrazu, nie dają natomiast podstawy do nagrywania dźwięku. Sprawdzamy, czy system nie zbiera danych wykraczających poza dopuszczalny zakres, i wskazujemy potrzebne zmiany.

Czy można używać kamer do stałego sprawdzania tempa pracy?

Sama chęć ciągłego obserwowania wydajności konkretnego pracownika nie uzasadnia stosowania kamer. Monitoring wizyjny ma ustawowo określone cele, a sposób jego wykorzystania musi im odpowiadać. Pomagamy ocenić planowany zakres kontroli.

Czy służbowa skrzynka daje pracodawcy prawo do czytania wszystkich wiadomości?

Nie. Monitoring poczty służbowej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Przygotowujemy zasady kontroli i korzystania z poczty, które uwzględniają te ograniczenia.

Czy można robić zrzuty ekranu lub rejestrować każde naciśnięcie klawisza?

Takie funkcje mogą zbierać nadmierną ilość informacji, w tym hasła i prywatną korespondencję. Ich dostępność w programie nie oznacza, że pracodawca może swobodnie je stosować. Oceniamy niezbędność i proporcjonalność monitorowania oraz wskazujemy funkcje wymagające ograniczenia lub wyłączenia.

Czy GPS może działać podczas prywatnego korzystania z samochodu?

Zgoda na prywatne przejazdy wymaga uwzględnienia prywatności użytkownika. Stałe śledzenie wszystkich tras nie staje się dopuszczalne tylko dlatego, że samochód należy do firmy. Pomagamy ustalić zasady działania GPS i korzystania z trybu prywatnego.

Czy pracownik może otrzymać nagranie, na którym się znajduje?

Może zwrócić się o dostęp do swoich danych. Sposób realizacji wniosku powinien uwzględniać również prawa innych osób widocznych na nagraniu. Pomagamy ocenić wniosek i ustalić sposób jego obsługi, w tym potrzebę ukrycia wizerunków innych osób.

Monitoring działa od dawna. Czy możecie uporządkować dokumentację?

Tak. Sprawdzamy rzeczywisty zakres monitorowania i przygotowujemy aktualne zasady. Jeśli problem dotyczy również ustawień systemu lub sposobu korzystania z danych, wskazujemy zmiany potrzebne poza samą dokumentacją.

Uporządkuj monitoring i ochronę danych w swojej firmie

Sprawdzimy stosowane rozwiązania, przygotujemy dokumentację i pomożemy wdrożyć jasne zasady korzystania z kamer, poczty służbowej, monitoringu komputerów oraz GPS.