Przegląd firmy przed kontrolą

Sprawdzamy dokumentację i rzeczywiste warunki wykonywania pracy. Porównujemy przyjęte procedury z praktyką zakładu, aby wskazać problemy, które mogą zostać ujawnione podczas kontroli.

Przygotowujemy wykaz nieprawidłowości, określamy priorytety i pomagamy zaplanować ich usunięcie. Wskazujemy, które działania wymagają pilnej reakcji, a które uzupełnienia dokumentów lub zmiany organizacji pracy.

Dokumentacja i warunki BHP

Zakres przeglądu dopasowujemy do działalności firmy. Może obejmować:

• szkolenia BHP i dokumentację profilaktycznych badań lekarskich;

• ocenę ryzyka zawodowego i instrukcje;

• dokumentację wypadków przy pracy;

• badania i pomiary czynników środowiska pracy;

• stan pomieszczeń, stanowisk, maszyn i urządzeń;

• magazynowanie oraz transport wewnętrzny;

• odzież roboczą, środki ochrony i świadczenia profilaktyczne;

• organizację pierwszej pomocy i prac szczególnie niebezpiecznych.

Pomagamy uzupełnić dokumentację i wdrożyć zmiany odpowiadające stwierdzonym zagrożeniom.

Kadry i prawo pracy

Sprawdzamy dokumenty związane z zatrudnieniem oraz sposób stosowania przyjętych zasad. Analizujemy w szczególności:

• umowy o pracę i informacje o warunkach zatrudnienia;

• akta osobowe oraz dokumentację pracowniczą;

• regulaminy, obwieszczenia i zarządzenia;

• harmonogramy i ewidencję czasu pracy;

• odpoczynki, pracę nadliczbową i sposób jej rozliczania;

• dokumentację wynagrodzeń, dodatków i innych świadczeń;

• urlopy oraz pozostałe usprawiedliwione nieobecności;

• dokumentację związaną z rozwiązaniem stosunku pracy.

Wskazujemy rozbieżności i pomagamy przygotować korekty oraz zasady dalszego postępowania.

Wsparcie podczas kontroli

Pomagamy skompletować dokumenty objęte żądaniem inspektora i przygotować rzeczowe wyjaśnienia. W uzgodnionym zakresie uczestniczymy w spotkaniach oraz wspieramy pracodawcę w przedstawianiu informacji o organizacji pracy i zastosowanych rozwiązaniach.

Porządkujemy zadania wynikające z przebiegu kontroli: co trzeba dostarczyć, wyjaśnić lub poprawić oraz w jakim terminie. Zakres udziału i ewentualnego upoważnienia ustalamy przed podjęciem czynności.

Analiza protokołu i przygotowanie zastrzeżeń

Sprawdzamy ustalenia protokołu w odniesieniu do dokumentów i rzeczywistego stanu w firmie. Wskazujemy zapisy wymagające wyjaśnienia, uzupełnienia lub sprostowania.

Jeżeli istnieją podstawy do zakwestionowania ustaleń, pomagamy przygotować umotywowane zastrzeżenia wraz z dokumentami potwierdzającymi stanowisko pracodawcy.

Działania po kontroli

Analizujemy nakazy, wystąpienia i pozostałe dokumenty przekazane przez PIP. Wyjaśniamy wynikające z nich obowiązki i pomagamy ustalić kolejność działań.

Przygotowujemy plan usunięcia nieprawidłowości, potrzebne dokumenty oraz odpowiedzi dotyczące realizacji obowiązków. Pomagamy zebrać potwierdzenia wykonania działań, np. poprawione procedury, protokoły, wyniki pomiarów lub dokumentację zmian na stanowiskach.

Jak przebiega współpraca?

1. Ustalamy etap sprawy. Sprawdzamy, czy przygotowujesz się do kontroli, kontrola już trwa, czy otrzymałeś dokumenty pokontrolne.

2. Analizujemy sytuację. Zapoznajemy się z dokumentacją, warunkami pracy i zakresem żądań inspektora.

3. Przygotowujemy działania i pisma. Porządkujemy dokumenty, opracowujemy wyjaśnienia oraz wskazujemy potrzebne zmiany.

4. Wspieramy realizację obowiązków. Pomagamy wdrożyć poprawki, przygotować odpowiedzi i udokumentować wykonanie zaleceń.

Co otrzymujesz?

W zależności od zakresu zlecenia:

• ocenę przygotowania firmy do kontroli;

• listę nieprawidłowości z priorytetami;

• uzupełnioną lub poprawioną dokumentację BHP i kadrową;

• wsparcie podczas czynności kontrolnych;

• projekty wyjaśnień i odpowiedzi;

• analizę protokołu oraz uzasadnione zastrzeżenia, jeżeli są do nich podstawy;

• plan realizacji obowiązków pokontrolnych;

• dokumentację potwierdzającą podjęte działania.

Wiesz, jakie działania podjąć, jakie dokumenty przygotować i jak rzeczowo odpowiedzieć na ustalenia inspektora.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pomagacie również wtedy, gdy kontrola już się rozpoczęła?

Tak. Możemy włączyć się na etapie trwającej kontroli. Najpierw analizujemy żądania inspektora, przekazane dokumenty i terminy, aby ustalić najpilniejsze zadania.

Czy wsparcie obejmuje również czas pracy, wynagrodzenia i urlopy?

Tak. Zakres może obejmować zarówno BHP, jak i dokumentację kadrową oraz stosowanie prawa pracy. Ustalamy go na podstawie potrzeb firmy i przedmiotu kontroli.

Czy możecie uczestniczyć w rozmowie z inspektorem?

Tak, w uzgodnionym zakresie i z odpowiednim umocowaniem, jeżeli jest potrzebne. Pomagamy przygotować informacje, przedstawić dokumenty i wyjaśnić zastosowane rozwiązania.

Czy możecie uporządkować dokumenty prowadzone przez biuro rachunkowe?

Tak. Sprawdzamy dokumentację udostępnioną przez pracodawcę lub obsługujące go biuro. Wskazujemy braki i pomagamy ustalić, jakie uzupełnienia lub korekty są potrzebne oraz kto powinien je przygotować.

Co jeśli nie zgadzam się z protokołem kontroli?

Warto przekazać go do analizy niezwłocznie. Sprawdzamy kwestionowane ustalenia i dowody, a następnie pomagamy przygotować zastrzeżenia, jeśli są uzasadnione. Zastrzeżenia do protokołu mają odrębny tryb od odwołania od decyzji.

Czy możecie uzupełnić dokumentację po stwierdzeniu braków?

Tak. Opracowujemy brakujące dokumenty i pomagamy poprawić istniejące zgodnie z rzeczywistym stanem oraz datą podjętych działań. Ustalamy również, jakie zmiany organizacyjne są potrzebne, aby problem się nie powtarzał.

Czy samo wysłanie odpowiedzi do PIP wystarczy?

Odpowiedź powinna odpowiadać faktycznie wykonanym działaniom. Pomagamy zarówno przygotować pismo, jak i zebrać dokumenty potwierdzające usunięcie nieprawidłowości.

Co jeśli nie zdążymy wykonać obowiązku w wyznaczonym terminie?

Analizujemy rodzaj dokumentu, przyczyny opóźnienia i możliwy tryb dalszego postępowania. Pomagamy przygotować uzasadnione pismo, jeśli jest ku temu podstawa. Samo wystąpienie z wnioskiem nie oznacza automatycznej zmiany terminu ani wstrzymania obowiązku.

Czy można zamówić przegląd firmy bez trwającej kontroli?

Tak. Taki przegląd pozwala wcześniej wykryć braki i zaplanować ich usunięcie. Otrzymujesz listę konkretnych działań dotyczących dokumentacji i warunków pracy.

Przygotuj firmę do kontroli lub uporządkuj dalsze działania

Skontaktuj się z nami i napisz, na jakim etapie jest sprawa. Jeżeli masz już pismo z PIP, podaj jego rodzaj i termin odpowiedzi — pomoże to ustalić pilność wsparcia.